TƯ VẤN QUẢN LÝ VÀ CHUYỂN GIAO
Cách xử lý khó khăn khi chuyển giao đơn vị quản lý vận hành tòa nhà trong giai đoạn chuyển đổi số
Đối với mỗi tòa nhà khi chuyển giao Ban quản lý vận hành thường gặp phải nhiều khó khăn, đây cũng là thời điểm có nhiều sai phạm trong quản lý dịch vụ, quản lý vận hành tòa nhà cũng như cách sử dụng quỹ bảo trì.
Khi phát sinh những khó khăn khi chuyển giao đơn vị quản lý vận hành tòa nhà, chủ đầu tư cùng ban quản trị cần phải làm gì để giải quyết những khó khăn đó? Chúng ta cùng tìm hiểu kỹ hơn trong bài viết dưới đây.
1. Chuyển giao đơn vị quản lý vận hành làm cho BQL đi đầu gặp khó khăn
Tình trạng chuyển giao đơn vị quản lý vận hành tại các tòa nhà chung cư, tòa nhà văn phòng… là tình trạng phổ biến hiện nay. Thực tế tại các tòa nhà chung cư, hầu hết cư dân đều phần nào thể hiện sự đòi hỏi những dịch vụ quản lý vận hành có chất lượng tốt hơn nhằm phục vụ cho cuộc sống sinh hoạt của mình.
Hiện nay trên thị trường có tới hàng trăm đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư trên toàn quốc có đầy đủ điều kiện về chức năng, năng lực quản lý vận hành nhà chung cư. Nhưng những đơn vị quản lý vận hành thực sự có tên tuổi và thương hiệu, kinh nghiệm quản lý vận hành dày dặn lại không có nhiều, vì vậy Chủ đầu tư gặp khó khăn trong vấn đề tìm kiếm đơn vị quản lý hiệu quả. Thậm chí cư dân trong nhiều tòa nhà chung cư khi ưu tiên lựa chon đơn vị quản lý vận hành với tiêu chí giá rẻ, để rồi nhận lại sự phục vụ không nhiệt tình, dịch vụ thì kém chất lượng.
Phần lớn những tòa nhà chung cư khi chuẩn bị đi vào vận hành, để có thể giữ vững được uy tín và thương hiệu, chủ đầu tư thường sẽ lựa chọn những đơn vị quản lý có thương hiệu,uy tín, dịch vụ tốt và chấp nhận giá cao. Những đơn vị quản lý vận hành đi đầu này thường sẽ có những khó khăn và thuận lợi riêng.
Những khó khăn của các đơn vị quản lý vận hành đi đầu chính là làm việc rõ ràng với chủ đầu tư về diện tích chung riêng, mức phí thuê các khu văn phòng, thương mại, khu chung cư, nhà trẻ, hồ bơi cùng các tiện ích…. Để minh bạch, rõ ràng từng chi phí quản lý.
Trong đó với các dự án mới đưa vào khai thác, các cơ sở hạ tầng, hệ thống kỹ thuật còn mới, đơn vị quản lý tiếp quản sẽ được đào tạo chuyển giao công nghệ vận hành từ nhà thầu lắp đặt, các hồ sơ hướng dẫn sử dụng đầy đủ. Thường nhân sự tiếp quản từ đầu hiểu rõ hơn về hệ thống do có thời gian tiếp cận nhà thầu từ lúc nghiệm thu chạy thử.
Việc tiếp nhận quản lý vận hành dự án ngay từ giai đoạn đầu giúp đơn vị quản lý có thể đi sâu và chi tiết từng hệ thống để có thể khắc phục ngay, có thể xây dựng cộng đồng từ sơ khai. Tuy nhiên, khối lượng công việc rất lớn và liên quan nhiều đến quản lý dự án hơn là quản lý vận hành, chưa kể các sai sót từ thiết kế đến thi công, hoàn thiện sẽ khó tránh khỏi, nhiều chỗ không sửa được. Để khắc phục những khuyết điểm nay, đơn vị quản lý phải thay đổi quy trình và phương thức vận hành.
2. Những công cuộc chuyển giao quản lý vận hành đều không thuận lợi
Có một nhược điểm thường thấy là với những đơn vị quản lý vận hành đầu tiên tại các tòa nhà, hầu hết đều là những đơn vị quản lý có tên tuổi, thương hiệu và chất lượng nên mức giá tương đối cao, trong khi việc quản lý giai đoạn đầu vẫn chưa đi vào nề nếp nên rất dễ xảy ra mâu thuẫn với cư dân cùng chủ đầu tư. Thậm chí nhiều chủ đầu tư còn phải bù lỗ trong giai đoạn này vì số lượng cư dân không nhiều và thu không đủ bù chi.
Những mâu thuẫn này gây ra hậu quả là khi cư dân bầu ra được ban quản trị sẽ tiến hành thay thế đơn vị quản lý vận hành, chưa kể những chung cư khi có ban quản trị mới thường sẽ thay thế đơn vị quản lý mà trước đó chủ đầu tư hay ban quản trị đã thuê, việc thay thế và chuyển giao này thường diễn ra không được thuận lợi.
Nhiều đơn vị quản lý vận hành cũng cho thấy những đơn vị quản lý trước đó nếu như không làm tốt, không kiểm tra và kiểm định kỹ thuật thường xuyên thì rất khó có thể bàn giao nhanh chóng, việc bàn giao thường qua loa và hời hợt, gây khó khăn cho đơn vị tiếp nhận.
Ngoài ra, khi đơn vị quản lý vận hành không tuân thủ theo quy định pháp luật từ trước đó thì đơn vị tiếp nhận rất khó có thể thay đổi được thói quen không đúng của cư dân, gây ra nhiều vi phạm như chiếm dụng lối đi chung, vi phạm quy định về phòng cháy chữa cháy….
Đặc biệt với những đơn vị quản lý tiếp quản lại từ các tòa nhà đã hoạt động, sẽ có những bất cập trong trường hợp cơ sở vật chất, hệ thống kỹ thuật điện, …không được đơn vị quản lý trước bảo dưỡng, bảo trì định kỳ. Các trang thiết bị này rất dễ bị xuống cấp, thậm chí hư hỏng, ảnh hưởng đến hoạt động của cả hệ thống tòa nhà.
Ngoài ra nhiều tòa nhà chung cư còn xuất hiện tình trạng sử dụng nguồn quỹ bảo trì không đúng mục đích, lãng phí, dẫn đến thi công và sửa chữa về sau không còn nguồn tiền để thực hiện.
Vì vậy để giải quyết tình trạng này, đảm bảo công tác chuyển giao đơn vị tiếp quản quản lý vận hành hiệu quả, các tòa nhà cần tích cực ứng dụng công nghệ hiện đại vào quản lý vận hành, đảm bảo tính chuyên nghiệp hóa và ngăn chặn những sai sót có thể xảy ra.
BEE HOME
